Data utworzenia: 2009-07-07

Poradnik beneficjenta ubiegającego się o pomoc na inwestycję ze środków Unii Europejskiej

Aplikowanie o środki unijne na inwestycje to proces, który wymaga przestrzegania etapów i zasad. Poniżej charakterystyka podstawowych z nich.

Etap 1: Zdefiniuj plany i potrzeby przedsiębiorstwa/jednostki/organizacji.

W większości przypadków sukcesem kończą się starania o dotację tych beneficjentów, których prezentowane projekty wynikają z rzeczywistych potrzeb. Należy pamiętać, że nie aplikuje się o środki ponieważ są, ale dlatego że należy rozwiązać określony problem.

Etap 2: Określ wielkość i/lub status przedsiębiorstwa/organizacji.

W programach operacyjnych przewidziano dla przedsiębiorstw małych i średnich (MŚP):

·         znacznie szerszy wachlarz możliwości wsparcia,

·         wyższy poziom ich dofinansowania,

·         łagodniejsze kryteria oceny ich projektów.

Dokładne określenie statusu przedsiębiorstwa/organizacji może nie tylko zaoszczędzić wielu dodatkowych formalności, związanych z ubieganiem się o wsparcie, ale również może umożliwić korzystanie z niedostępnych dla dużych firm możliwości.

Niewłaściwe określenie statusu przedsiębiorstwa/organizacji może natomiast spowodować ubieganie się o wsparcie w nieprawidłowej wysokości, a w konsekwencji powodować przegraną w konkursie już na etapie weryfikacji formalnej lub wiązać się z koniecznością zwrotu nielegalnie otrzymanej pomocy publicznej w przyszłości.

Wielkość firmy należy określić w/g zapisów Załącznika nr 1 do ROZPORZĄDZENIA KOMISJI (WE) NR 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych).

Etap 3: Sprawdź, czy przedsiębiorstwo/organizacja nie jest wyłączone z możliwości ubiegania się o wsparcie.

Wsparcia w ramach pomocy publicznej w szczególności nie otrzymają przedsiębiorcy i przedsiębiorstwa oraz jednostki/organizacje:

·         realizujące inwestycję objętą pomocą regionalną w tzw. sektorach wyłączonych (rybołówstwo i akwakultura, budownictwo okrętowe, węgiel i stal, włókna syntetyczne, produkcja pierwotna produktów rolnych),

·         znajdujące się w trudnej sytuacji ekonomicznej,

·         zagrożone,

·         znajdujące się w okresie restrukturyzacji przeprowadzanej z wykorzystaniem pomocy publicznej,

·         będące osobą fizyczną, jeżeli została ona skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa: składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karno-skarbowe albo inne, związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,

·         niebędące osobą fizyczną, w których to przedsiębiorstwach osoba, będąca członkiem organów zarządzających bądź wspólnikiem, została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa, o których mowa wyżej,

·         na których ciąży obowiązek zwrotu pomocy, wynikający z decyzji Komisji Europejskiej, która uznała pomoc za niezgodną z prawem i wspólnym rynkiem,

·         którzy posiadają zaległości z tytułu należności publicznoprawnych.

Etap 4: Znajdź właściwy konkurs.

Największe szanse na dotacje mają ci beneficjenci, którzy swoje przedsięwzięcia planują z możliwie dużym wyprzedzeniem. Działania związane z ubieganiem się o wsparcie powinny rozpoczynać się znacznie wcześniej niż w momencie ogłoszenia konkursu (terminu składania wniosków o dofinansowanie). Wtedy bowiem może być już za późno na odpowiednie przygotowanie planowanego przedsięwzięcia pod kątem wymagań, dotyczących wspieranych projektów. Dokumentacja powiązana z danymi działaniami (w tym opis działań i harmonogramy konkursów) jest dostępna na stronach internetowych instytucji wdrażających. 

Zwróć szczególną uwagę na tzw. linię demarkacyjną, czyli zestaw kryteriów wskazujących dla określonych typów projektów miejsce (program operacyjny) ich realizacji, w celu uniemożliwienia wielokrotnego finansowania ze środków różnych funduszy UE. Dokument  stanowi tabelaryczne zestawienie zidentyfikowanych na etapie programowania wspólnych obszarów interwencji funduszy UE. Poprzez zawarte w nim kryteria demarkacyjne, rozdziela interwencje pomiędzy programami operacyjnymi. Kryteria odnoszą się do zasięgu terytorialnego/charakteru projektów, wartości (kosztów kwalifikowanych) projektów, rodzaju beneficjenta. Informacja o wsparciu określonych typów interwencji zawarta jest w programach operacyjnych oraz dokumentach ich uszczegóławiających (np. szczegółowe opisy priorytetów). Linia demarkacyjna stanowi natomiast ich uzupełnienie, identyfikując szczegółowe kryteria wskazujące miejsce realizacji projektów w danym PO/RPO. Tabela dostępna jest na stronie internetowej Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.

Etap 5: Zapoznaj się z dokumentacją aplikacyjną.

Z praktyki wynika, iż opracowanie dokumentacji aplikacyjnej zajmuje 2-6 miesięcy. W tym czasie beneficjent kompletuje załączniki (np. opinie, promesy, zezwolenia, zaświadczenia). Ten optymalny czas daje szansę na przygotowanie dobrego i przemyślanego projektu. Bezwzględnie za późno jest na przystąpienie do opracowania wniosku dopiero po ogłoszeniu konkursu.

Uwaga: Dotacje na inwestycje są dotacjami bezzwrotnymi, ale wypłacane są na zasadach refundacji. Oznacza to, że przedsiębiorca musi mieć środki na sfinansowanie planowanej inwestycji. Możliwe jest jednak otrzymanie zaliczki od Instytucji Wdrażającej. Tryb i zasady udzielania zaliczek określają dokumenty programowe IW.

Szczegóły dotyczące przygotowania dokumentów aplikacyjnych określa dokumentacja konkursowa. Jest ona opracowywana przez instytucję wdrażającą (prowadzącą konkurs) - w tej chwili w Polsce działa ich ponad 200 - i może różnić się w szczegółach z konkursu na konkurs. Aplikujący o środki  na inwestycje najczęściej będą mieli do czynienia albo z instytucjami centralnymi typu Ministerstwo Gospodarki, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) albo z właściwymi regionalnymi, tj. z urzędami marszałkowskimi lub urzędami pracy. Aby ułatwić beneficjentom podjęcie właściwych działań już przed ogłoszeniem konkursu, instytucje wdrażające publikują na swoich stronach internetowych informatory i poradniki dla potencjalnych wnioskodawców.

Wspólną cechą wszystkich działań jest konieczność spełnienia przez wnioskodawcę kryteriów formalnych oraz tzw. kryteriów merytorycznych obligatoryjnych. W wielu konkursach ustanowiono dodatkowo listę kryteriów merytorycznych, według której przyznawane są punkty i powstaje ranking najlepszych projektów. Przygotowując dokumentację aplikacyjną, należy pamiętać, aby była ona zgodna zarówno z dokumentacją unijną, jak i krajową, w skład której wchodzą akty prawne oraz szczegółowa dokumentacja konkursowa. Struktura oraz zestawienie dokumentów znajdują się poniżej.

Etap 6: Przygotuj wymagane dokumenty.

Przygotowywanie dokumentacji aplikacyjnej należy traktować "jedynie" jako zakończenie procesu planowania. Z dotychczasowej praktyki wynika, że największą liczbę punktów w ocenie merytorycznej uzyskują te projekty, które są odzwierciedleniem skrupulatnie przeprowadzonego procesu przygotowania przedsięwzięcia, jeszcze na długo przed momentem wypełniania formularza wniosku o dofinansowanie. W tym zakresie znaczenie mają również aspekty formalne, takie jak zdobycie dokumentów urzędowych często niezbędnych już przy składaniu wniosku o dofinansowanie, które wymagają znacznie wcześniejszego podjęcia działań.

Najczęściej wymaganymi dokumentami w aplikowaniu o środki na inwestycje są:

·         Biznes plan lub studium wykonalności.

·         Wniosek o dotację (wersja papierowe i/ lub wersja elektroniczna).

• Pełna dokumentacja z postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko/Raport oddziaływania na środowisko lub dokument potwierdzający, że dla danej inwestycji raport nie musi być sporządzany (jeśli dla danego projektu załącznik jest wymagany zgodnie z obowiązującym prawem).
• Zaświadczenie organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów Natura 2000.
• Dokumenty dotyczące zagospodarowania przestrzennego (np. kopia decyzji o warunkach zabudowy, kopia decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego, wypis i wyrys z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, kopia pozwolenia na budowę (jeśli zostało wydane).
• Wyciąg z dokumentacji technicznej lub program funkcjonalno-użytkowy/specyfikacja sprzętu/specyfikacja usług.
• Mapy, szkice lokalizacyjne sytuujące projekt.
• Oświadczenie o prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane/oświadczenie beneficjenta o prawie do dysponowania nieruchomością na cele projektu (dotyczy dostaw lub usług ).
• Oświadczenie Beneficjenta o zabezpieczeniu środków niezbędnych do zrealizowania Projektu oraz dokumenty potwierdzające zabezpieczenie środków na realizację projektu.
• Oświadczenie o współfinansowaniu projektu przez inne instytucje partycypujące w kosztach.
• Dokumenty potwierdzające sytuację finansową beneficjenta.
• Wypis z Krajowego Rejestru Sądowego, Ewidencji Działalności Gospodarczej, umowa spółki (dokument rejestrowy określający status prawny beneficjenta i partnerów projektu).
• Oświadczenie Beneficjenta o kwalifikowalności podatku VAT.
• Oświadczenie o niezaleganiu z należnościami wobec Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
• Oświadczenie o nienakładaniu się pomocy (braku podwójnego finansowania).
• Oświadczenie o spełnieniu kryteriów podmiotowych przez przedsiębiorcę.
• Oświadczenie Beneficjenta o niekaralności i niepozostawaniu pod zarządem komisarycznym, w toku likwidacji, postępowania upadłościowego lub naprawczego.
• Oświadczenie dot. pomocy publicznej.
• Oświadczenie Beneficjenta, iż nie ciąży na nim obowiązek zwrotu pomocy wynikający z decyzji KE oraz ze nie znajduje się w trudnej sytuacji ekonomicznej.
• Oświadczenie Beneficjenta o niepodleganiu wykluczeniom.

Wniosek o dofinansowanie jest zawsze nierozerwalną częścią umowy o dofinansowanie, która jest podpisywana z instytucją publiczną. W związku z tym wszystkie opisy i deklaracje zawarte w dokumentacji aplikacyjnej stają się postanowieniami umownymi, wiążącymi strony. Zmiana tych zapisów w znaczącej części jest niedozwolona, a tam gdzie istnieje taka możliwość, musi być zaaprobowana przez instytucję udzielającą wsparcia.

W związku z tym należy zwrócić uwagę na takie sformułowanie zapisów, które pozwolą na zdobycie punktów w ocenie merytorycznej, ale jednocześnie będą odpowiednie dla procesu inwestycyjnego czy samej działalności bieżącej przedsiębiorstwa. Nieprzemyślane opisy mogą prowadzić do znacznych trudności w rozliczeniu dotacji. Dużo bezpieczniej jest opisać rzetelnie założenia, dotyczące realizacji inwestycji niż przyjmować nierealistyczne zobowiązania, z których trzeba się będzie rozliczyć, zwłaszcza że instytucje udzielające wsparcia nie wyrażają później zgody na zmiany celów projektu czy znaczące zmiany wskaźników realizacji, podanych we wniosku.

Beneficjent, ubiegający się o wsparcie, powinien zapoznać się z umową o dofinansowanie podczas opracowywania dokumentacji wnioskowej. Błędem jest sięganie do niej dopiero po pozytywnej decyzji o otrzymaniu grantu.

Dokumentacja aplikacyjna jest kluczowa nie tylko z punktu widzenia samego przyznania wsparcia, ale również w odniesieniu do procesu rozliczania grantu, czyli w rzeczywistości realnego otrzymania środków finansowych po zakończeniu projektu. 

Etap 7: Złóż wymagane dokumenty we właściwej instytucji.

Dokumentację aplikacyjną należy opracować zgodnie z wymaganiami instytucji wdrażającej. Dotyczy to nie tylko treści, ale także technicznej strony. Komplet dokumentów można złożyć osobiście lub przesłać pocztą bezwzględnie przestrzegając terminów (dzień, godzina) określonych w dokumentacji konkursowej.

Uwaga: Komisja Europejska opublikowała Przewodnik do Analizy Kosztów i Korzyści projektów inwestycyjnych. Fundusze strukturalne, Fundusz Spójności oraz Instrument Przedakcesyjny . Stanowi on m.in. pomoc dla potencjalnych beneficjentów przygotowujących dokumentację dla projektów inwestycyjnych. Opracowanie dostępne na Portalu Funduszy Europejskich.

Źródło: www.funduszeeuropejskie.gov.pl

Opracowała: Iwona Raszeja-Ossowska

wersja do druku